Praca zdalna 2026 — kodeks pracy, ekwiwalent, wniosek (przewodnik) - homesetup.pl

Praca zdalna jest stałym elementem Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 roku, kiedy weszła w życie ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240). Przepisy o telepracy zostały uchylone, a ich miejsce zajął rozdział IIc Kodeksu pracy (art. 67¹⁸–67³⁴), który dziś reguluje wszystko, od definicji po ekwiwalent, regulamin, kontrolę i BHP. W 2026 roku obraz jest już ustabilizowany: minęły dwa lata od deadline’u dostosowania regulaminów (17 maja 2024), pojawiły się nowe stawki ryczałtowe waloryzowane przez KRUS i ugruntowała się praktyka kadrowa.

Ten przewodnik dotyczy zarówno pracownika, który chce zrozumieć, czego może żądać i jakie obowiązki na nim spoczywają, jak i pracodawcy, który musi mieć regulamin, ocenę ryzyka, ekwiwalent i procedurę kontroli. Znajdziesz tu trzy rodzaje pracy zdalnej, listę osób, którym pracodawca nie może odmówić wniosku, twarde stawki KRUS na 2026 rok, gotowy szkielet wniosku, listę dziewięciu obowiązkowych elementów regulaminu oraz dwie checklisty – osobno dla pracownika i osobno dla pracodawcy. Stan prawny: 5 maja 2026.

Disclaimer prawny. Materiał ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na 5 maja 2026 roku. Nie zastępuje porady prawnej ani interpretacji indywidualnej. W razie sporu z pracodawcą warto skonsultować się z radcą prawnym, adwokatem lub Państwową Inspekcją Pracy. Wskazane stawki KRUS są benchmarkiem stosowanym w praktyce kadrowej – konkretną kwotę ekwiwalentu lub ryczałtu ustala regulamin pracy zdalnej u danego pracodawcy.

Praca zdalna w Kodeksie pracy – co się zmieniło w 2023 i co obowiązuje w 2026

Do 6 kwietnia 2023 roku Kodeks pracy znał pojęcie telepracy (uchylony art. 67⁵–67¹⁷). Konstrukcja telepracy była niedopasowana do realiów po pandemii: wymagała regularności, formalnego porozumienia, wpisywania jej do umowy. Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązuje rozdział IIc – Praca zdalna – który zastąpił telepracę kompleksowo. Pracodawcy mieli czas do 7 października 2023 roku na przejście z telepracy na nowe zasady, a do 17 maja 2024 roku – na dostosowanie regulaminów, ocen ryzyka i procedur. W 2026 roku ten okres przejściowy jest już za nami; wszystkie firmy, które zatrudniają choć jedną osobę pracującą zdalnie regularnie, powinny mieć regulamin, ocenę ryzyka i procedurę ekwiwalentu.

Definicja jest precyzyjna. Pracą zdalną w rozumieniu art. 67¹⁸ Kodeksu pracy jest praca świadczona w całości lub w części w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą – w tym pod adresem zamieszkania pracownika – z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Trzy rzeczy są tu kluczowe: miejsce wskazuje pracownik (nie pracodawca), miejsce musi być uzgodnione z pracodawcą (nie wystarczy poinformować), a praca musi się odbywać przy użyciu narzędzi komunikacji elektronicznej. Pełny tekst Kodeksu pracy znajdziesz w bazie aktów prawnych ISAP – Kodeks pracy, a samą ustawę wprowadzającą pracę zdalną w Dz.U. 2023 poz. 240.

Trzy rodzaje pracy zdalnej

Kodeks pracy rozróżnia trzy modele. Każdy ma inne wymagania formalne, inny tryb uzgodnienia i inne konsekwencje dla ekwiwalentu.

Praca zdalna całkowita – pracownik wykonuje 100 procent obowiązków poza siedzibą pracodawcy, najczęściej z domu. Wymaga uzgodnienia w umowie lub w trakcie zatrudnienia, regulaminu pracy zdalnej u pracodawcy, oceny ryzyka zawodowego dla stanowiska zdalnego oraz pokrycia kosztów (ekwiwalent lub ryczałt).

Praca zdalna hybrydowa – część dni w biurze, część w domu, z podziałem uzgodnionym między stronami (np. 2 dni biuro, 3 dni dom). Reguły identyczne jak przy całkowitej, z tą różnicą, że ekwiwalent przysługuje proporcjonalnie do czasu pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna – uregulowana w art. 67³³ Kodeksu pracy, ograniczona do 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik składa wniosek (papierowy lub elektroniczny), pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia go. Tryb uproszczony: nie obowiązuje regulamin pracy zdalnej, nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu ani ryczałtu, nie wymaga się odrębnej oceny ryzyka. BHP i ochrona danych obowiązują w pełnym zakresie.

Cecha	Całkowita	Hybrydowa	Okazjonalna
Kto inicjuje	Pracownik lub pracodawca (uzgodnienie)	Pracownik lub pracodawca (uzgodnienie)	Pracownik (wniosek)
Ekwiwalent / ryczałt	Tak	Tak (proporcjonalnie)	Nie
Regulamin PZ	Tak	Tak	Nie
Limit dni w roku	Brak	Brak	24 dni
Ocena ryzyka	Wymagana	Wymagana	Niewymagana

Kto może wnioskować o pracę zdalną i kiedy pracodawca musi się zgodzić

O pracę zdalną może wnioskować każdy pracownik na umowie o pracę. W standardowej sytuacji pracodawca może odmówić – ale musi to zrobić w formie pisemnej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, podając uzasadnienie. Najczęstsze podstawy odmowy to rodzaj pracy (stanowisko fizycznie związane z miejscem) lub względy organizacyjne.

Inaczej wygląda wniosek wiążący z art. 67¹⁹ § 6–7 Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek go uwzględnić, chyba że wykaże, iż organizacja lub rodzaj pracy uniemożliwia wykonywanie obowiązków zdalnie. Wniosek wiążący przysługuje czterem grupom:

pracownicy w ciąży,
pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia 4. roku życia,
pracownikowi sprawującemu opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu, dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub o specjalnych potrzebach edukacyjnych.

Wniosek – zarówno standardowy, jak i wiążący – składa się w postaci papierowej lub elektronicznej (e-mail, system kadrowy z potwierdzeniem). Pracodawca, który odmawia uwzględnienia wniosku wiążącego, musi wskazać konkretną przyczynę organizacyjną lub merytoryczną; ogólne „nie zgadzamy się” nie wystarczy i może być zakwestionowane przed sądem pracy lub w trybie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązki pracodawcy – sprzęt, koszty, BHP

Art. 67²⁴ Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę cztery podstawowe obowiązki materialne wobec pracownika zdalnego.

Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Standardowo: laptop, monitor, klawiatura, mysz, telefon, oprogramowanie z licencją.
Pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁴ § 1 pkt 2 kp).
Pokrycie kosztów instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy – jeśli pracownik korzysta z prywatnego sprzętu, należy mu się ekwiwalent.
Zapewnienie szkolenia i pomocy technicznej w zakresie obsługi narzędzi pracy.

Odrębnym obszarem są obowiązki BHP. Zgodnie z art. 67³¹ Kodeksu pracy pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, z wyłączeniem obowiązków dotyczących organizacji stanowiska, dbania o stan pomieszczeń i niektórych prac o szczególnym charakterze. Pozostaje konieczność oceny ryzyka zawodowego – może być uniwersalna dla grupy stanowisk biurowych pracujących zdalnie, nie trzeba sporządzać jej osobno dla każdego pracownika.

Drugą częścią układanki jest rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. w sprawie BHP na stanowiskach pracy z monitorami ekranowymi (Dz.U. 2023 poz. 2367). Jeśli laptop jest używany co najmniej połowę czasu pracy, pracodawca musi zapewnić stacjonarny monitor lub podstawkę pod laptopa oraz zewnętrzną klawiaturę i mysz. Obowiązek dotyczy także stanowiska pracy zdalnej w zakresie, w jakim pracodawca wyposaża to stanowisko. To dlatego część firm w 2024–2025 roku wprowadziła ryczałty na zakup peryferiów albo wysyłała pracownikom zestawy startowe.

Sama ergonomiczna organizacja pomieszczenia, biurka i fotela leży po stronie pracownika – pracodawca może jednak wymagać oświadczenia, że stanowisko spełnia wymogi BHP. Jak ułożyć je krok po kroku, opisaliśmy w przewodniku ergonomiczne stanowisko pracy w domu. Jeśli pracodawca zdecyduje się sfinansować meble, najczęściej padają dwie pozycje: biurko z regulacją wysokości oraz fotel ergonomiczny – dwie rzeczy, które przy ośmiogodzinnym dniu pracy mają największe znaczenie zdrowotne.

Zobacz, jak wygląda dobrze urządzone stanowisko

Ekwiwalent za pracę zdalną w 2026 – ile, jak liczyć, jak udokumentować

Stawki ryczałtowe waloryzowane są corocznie. Punktem odniesienia w 2026 roku jest komunikat Nr 7 Prezesa KRUS z 12 grudnia 2025 r. (Dz.Urz.PKRUS.2025.48), który wszedł w życie 1 stycznia 2026 roku. Stawki te formalnie dotyczą rolników, ale w praktyce kadrowej traktowane są jako benchmark dla ogółu pracowników i tak przyjmowane przy konstruowaniu regulaminów pracy zdalnej.

Składowa ryczałtu KRUS 2026	Stawka za godzinę
Energia elektryczna – komputer przenośny	0,066 zł/h
Energia elektryczna – oświetlenie	0,087 zł/h
Usługi telekomunikacyjne (internet)	0,0764 zł/h
Łączny ryczałt	0,2294 zł/h

Przy pełnym etacie i 168 godzinach pracy w miesiącu ryczałt KRUS daje rząd wielkości 38–40 zł miesięcznie – to dolny pułap rynkowy. W praktyce wiele firm stosuje ryczałty wyższe, w przedziale 50–150 zł, uzasadniając je rzeczywistymi kosztami energii i internetu na pracownika. Kodeks pracy nie narzuca jednej obowiązkowej stawki dla wszystkich; dokładną kwotę ustala regulamin pracy zdalnej z uwzględnieniem normy zużycia, cen rynkowych energii i czasu wykonywania pracy zdalnej.

Warto rozróżnić dwa pojęcia. Ekwiwalent jest oparty na rzeczywistych wydatkach pracownika – w praktyce trudny do udokumentowania, bo wymagałby rozdzielenia rachunków za prąd i internet w gospodarstwie domowym. Ryczałt to stała, uśredniona kwota wypłacana niezależnie od faktur, ustalona w regulaminie. W zdecydowanej większości polskich firm stosuje się ryczałt – jest prostszy administracyjnie, przewidywalny dla pracownika i odporny na pytania kontroli.

Skutki podatkowe i składkowe są jednoznaczne. Zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy ekwiwalent ani ryczałt wypłacane na podstawie przepisów rozdziału IIc nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie są wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ten sam ryczałt wypłacony na innej podstawie (np. „dodatek za pracę z domu” w polityce wewnętrznej, bez odniesienia do art. 67²⁴) nie korzysta z tego zwolnienia – dlatego konstrukcja regulaminu ma znaczenie. Szczegóły ekwiwalentu, jego kalkulacji i sporów z fiskusem rozłożymy w osobnym wpisie poświęconym ekwiwalentowi za pracę zdalną.

Wniosek o pracę zdalną – co musi zawierać

Wniosek można złożyć w postaci papierowej (z podpisem) lub elektronicznej (e-mail z konta służbowego, formularz w systemie kadrowym, podpis kwalifikowany). Liczy się czytelność i to, że da się jednoznacznie ustalić wnioskodawcę, datę i treść. Minimalny zakres wniosku wygląda tak:

dane pracownika: imię, nazwisko, stanowisko, dział,
dane pracodawcy: nazwa, adres siedziby,
data sporządzenia wniosku,
miejsce wykonywania pracy zdalnej – adres,
rodzaj pracy zdalnej: całkowita, hybrydowa (z podziałem dni) lub okazjonalna (z liczbą dni),
proponowany termin rozpoczęcia,
w przypadku wniosku wiążącego – wskazanie podstawy z art. 67¹⁹ § 6 kp (np. „rodzic dziecka do 4. roku życia”),
oświadczenie, że miejsce wykonywania pracy zdalnej zapewnia warunki do wykonywania obowiązków zgodnie z BHP,
oświadczenie, że pracownik posiada infrastrukturę techniczną i lokalową umożliwiającą pracę zdalną,
podpis pracownika.

Skrócony szkielet wniosku do skopiowania:

[Miejscowość, data]

[Imię i nazwisko pracownika]
[Stanowisko, dział]

[Nazwa pracodawcy, adres]

Wniosek o wykonywanie pracy zdalnej

Na podstawie art. 67(18) i nast. Kodeksu pracy wnoszę o umożliwienie mi
wykonywania pracy zdalnej w trybie [całkowitym / hybrydowym 3 dni w tygodniu /
okazjonalnym – X dni w roku] od dnia [data].

Miejsce wykonywania pracy zdalnej: [adres].

[Jeśli wniosek wiążący:]
Wniosek składam jako [np. rodzic dziecka do 4. roku życia] na podstawie
art. 67(19) § 6 pkt [.] Kodeksu pracy.

Oświadczam, że miejsce wykonywania pracy zdalnej zapewnia warunki BHP
i że posiadam infrastrukturę techniczną oraz lokalową umożliwiającą
wykonywanie pracy zdalnej.

[Podpis]

Regulamin pracy zdalnej – kiedy obowiązkowy i co musi zawierać

Pracodawca zatrudniający choć jedną osobę wykonującą pracę zdalną w trybie regularnym (całkowitym lub hybrydowym, nie okazjonalnym) ma obowiązek opracować regulamin pracy zdalnej (art. 67²⁰ Kodeksu pracy). Tryb ustalania zależy od reprezentacji w firmie: w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, a tam, gdzie ich nie ma – po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Jeśli w terminie 30 dni nie dochodzi do uzgodnienia ze związkami, regulamin wprowadza pracodawca samodzielnie.

Art. 67²⁰ § 6 kp wymienia dziewięć obowiązkowych elementów regulaminu:

określenie grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (z określeniem norm zużycia, cen i czasu pracy zdalnej),
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności,
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych zgodnie z RODO,
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy,
zasady szkolenia w zakresie BHP oraz pierwszej pomocy w pracy zdalnej.

Brak regulaminu nie unieważnia pracy zdalnej, ale naraża pracodawcę na odpowiedzialność wykroczeniową z art. 281 Kodeksu pracy – PIP w toku kontroli rutynowo sprawdza istnienie regulaminu i zgodność jego treści z dziewięcioma punktami.

Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę – co jest legalne

Pracodawca ma prawo kontrolować pracownika zdalnego w trzech zakresach: wykonywania pracy, przestrzegania BHP oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji (RODO, polityka bezpieczeństwa, dostęp do systemów). Tryb i częstotliwość kontroli muszą wynikać z regulaminu pracy zdalnej i być znane pracownikowi przed jej rozpoczęciem.

Forma kontroli – co jest dopuszczalne:

w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach pracy,
w sposób nienaruszający prywatności pracownika i osób z nim mieszkających,
w miejscu wykonywania pracy zdalnej, jeśli pracownik na to wyrazi zgodę – pracodawca uprzedza o terminie wizyty,
kontrola zdalna systemów: logowania, czas aktywności w służbowych narzędziach, audyty bezpieczeństwa – tak, jeśli regulamin to przewiduje i pracownik jest poinformowany.

Co jest niedopuszczalne:

monitoring obrazu z kamery non-stop bez konkretnego uzasadnienia i bez zgody pracownika,
instalowanie oprogramowania szpiegującego (keyloggery, screen recordery) bez wiedzy pracownika i bez podstawy w regulaminie,
kontrola poza godzinami pracy – pracownik zdalny ma prawo do odpoczynku i odłączenia się tak samo jak pracownik biurowy,
fizyczna wizyta bez uprzedzenia, jeśli regulamin tego nie przewiduje.

Pracownik, który podejrzewa nieuprawnioną inwigilację, ma trzy ścieżki: zgłoszenie do inspektora ochrony danych, skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zawiadomienie PIP. Niedopuszczalna kontrola może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy z art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych oraz odpowiedzialnością wykroczeniową z Kodeksu pracy.

Praca zdalna a BHP – odpowiedzialność pracownika i pracodawcy

Linia podziału jest wyraźna. Pracodawca odpowiada za szkolenie BHP, ocenę ryzyka zawodowego i wyposażenie stanowiska w sprzęt zgodny z wymogami rozporządzenia MRiPS z 18 października 2023 r. Pracownik odpowiada za organizację pomieszczenia, ustawienie biurka, fotela i monitora oraz za stan techniczny prywatnego sprzętu, jeśli z niego korzysta. Tę linię potwierdza art. 67³¹ Kodeksu pracy, który wyłącza obowiązki dotyczące organizacji stanowiska i dbania o pomieszczenia z zakresu odpowiedzialności pracodawcy w pracy zdalnej.

Konkretnym wymogiem rozporządzenia jest sprzęt komputerowy. Jeśli laptop jest wykorzystywany co najmniej połowę czasu pracy, stanowisko musi być uzupełnione stacjonarnym monitorem lub podstawką pod laptopa oraz zewnętrzną klawiaturą i myszą. Ten obowiązek dotyczy stanowisk, które pracodawca wyposaża – jeśli pracownik pracuje na własnym sprzęcie, zwykle ujmuje się to w regulaminie jako element ryczałtu lub jednorazowego ekwiwalentu na peryferia.

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik składa pisemne oświadczenie o organizacji stanowiska zgodnie z BHP – o tym, że miejsce wykonywania pracy zdalnej spełnia warunki ergonomiczne i bezpieczne. To dokument, którego pracodawcy zwykle wymagają w pakiecie wniosek + oświadczenie + potwierdzenie odbioru sprzętu. Praktyczną stroną tego oświadczenia – jak ułożyć biurko, monitor, fotel i oświetlenie – zajęliśmy się w pełnym kompletnym przewodniku po home office.

Praca zdalna z zagranicy – czy można

Kodeks pracy nie zabrania pracy zdalnej spoza Polski, ale otwiera kilka warstw problemów, które rozstrzygają się poza nim. Po pierwsze, kwestie podatkowe: po przekroczeniu 183 dni pobytu w innym kraju w roku podatkowym pracownik staje się jego rezydentem podatkowym, co zmienia miejsce opodatkowania dochodów. Po drugie, ZUS – w Unii Europejskiej obowiązuje zasada jednego ustawodawstwa, a do utrzymania polskiego ZUS pracownika delegowanego potrzebny jest formularz A1. Od 1 lipca 2023 roku obowiązuje także umowa ramowa o transgranicznej pracy zdalnej w UE/EOG, która pozwala na pracę zdalną z innego państwa do 50 procent czasu pracy z zachowaniem polskiego ubezpieczenia – pod warunkiem zgłoszenia.

Po trzecie, prawo pracy. Zasada lex loci laboris mówi, że stosunek pracy podlega prawu kraju, w którym praca jest wykonywana – przy długotrwałej pracy z zagranicy może to oznaczać konieczność zastosowania lokalnych przepisów o czasie pracy, urlopach czy minimalnym wynagrodzeniu. Po czwarte, poza UE pojawiają się kwestie wizowe i pobytowe: większość krajów wymaga osobnej zgody na pracę dla obcokrajowca, nawet jeśli pracodawca ma siedzibę w Polsce.

W praktyce większość polskich pracodawców albo nie pozwala na pracę zdalną z zagranicy, albo ogranicza ją do maksymalnie 30 dni w roku w obrębie UE/EOG – tak ustawione progi mieszczą się w bezpiecznych ramach podatkowych i ubezpieczeniowych. Każdy wyjazd dłuższy niż kilka tygodni wymaga zgody pracodawcy i osobnej analizy podatkowo-ubezpieczeniowej. Szczegóły obowiązujących zasad i wzory wniosków znajdziesz na stronie gov.pl – praca zdalna.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Tak, jeśli wniosek jest standardowy. Odmowa musi być pisemna lub elektroniczna, z uzasadnieniem, w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku. W przypadku wniosku wiążącego (ciąża, rodzic dziecka do 4 lat, opiekun osoby z orzeczeniem) pracodawca ma obowiązek go uwzględnić, chyba że wykaże, iż uniemożliwia to organizacja lub rodzaj pracy.

Ile dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku?

24 dni w roku kalendarzowym – zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy. Limit jest sztywny i nie przechodzi na kolejny rok. Wniosek składa pracownik (papierowo lub elektronicznie), pracodawca nie ma obowiązku go uwzględnić, ale w razie zgody nie wymaga się regulaminu pracy zdalnej, oceny ryzyka ani wypłaty ekwiwalentu.

Czy ekwiwalent za pracę zdalną jest opodatkowany?

Nie. Zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy ekwiwalent i ryczałt wypłacane na podstawie przepisów o pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu PIT i nie są wliczane do podstawy wymiaru składek ZUS. Warunkiem jest wypłata na podstawie regulaminu lub uzgodnienia z odwołaniem do art. 67²⁴ kp.

Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną w 2026?

Stawki KRUS na 2026 rok (komunikat Nr 7 Prezesa KRUS z 12 grudnia 2025 r., wszedł w życie 1 stycznia 2026) wynoszą: 0,066 zł/h za prąd dla komputera przenośnego, 0,087 zł/h za prąd na oświetlenie, 0,0764 zł/h za internet – łącznie 0,2294 zł/h. Konkretną kwotę u danego pracodawcy ustala regulamin pracy zdalnej; w praktyce ryczałty miesięczne wahają się w przedziale 40–150 zł.

Czy mogę pracować zdalnie z innego miasta niż wpisane w umowie?

Tak, miejsce wykonywania pracy zdalnej nie musi pokrywać się z miejscem zamieszkania w umowie. Musi być jednak każdorazowo uzgodnione z pracodawcą – nie wystarczy poinformować. Zmiana miasta na stałe wymaga aneksu do umowy lub aktualizacji uzgodnienia o pracy zdalnej.

Kto płaci za internet i prąd przy pracy zdalnej?

Pracodawca – zgodnie z art. 67²⁴ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. W praktyce odbywa się to przez wypłatę ryczałtu lub ekwiwalentu opisanych w regulaminie pracy zdalnej. Wyjątkiem jest okazjonalna praca zdalna (do 24 dni w roku) – tu obowiązek pokrywania kosztów nie powstaje.

Czy pracodawca musi kupić mi fotel i biurko?

Kodeks pracy nakłada obowiązek zapewnienia narzędzi pracy – w praktyce komputera, monitora, klawiatury i myszy. Meble (fotel, biurko) nie są wprost wymienione i większość pracodawców ich nie finansuje, choć rozporządzenie MRiPS z 18 października 2023 r. wymaga ergonomicznego stanowiska. Część firm wprowadza dodatkowe budżety na meble – to dobra praktyka, ale nie obowiązek wynikający z Kodeksu pracy.

Co z BHP przy pracy zdalnej?

Pracodawca odpowiada za szkolenie BHP, ocenę ryzyka zawodowego i wyposażenie stanowiska w sprzęt zgodny z rozporządzeniem MRiPS. Pracownik organizuje pomieszczenie i stanowisko (biurko, fotel, oświetlenie, ustawienie monitora) i składa pisemne oświadczenie, że miejsce pracy spełnia warunki BHP. Ocena ryzyka może być uniwersalna dla grupy stanowisk.

Czy można pracować zdalnie na umowie zlecenie?

Przepisy o pracy zdalnej z rozdziału IIc Kodeksu pracy (art. 67¹⁸ i nast.) dotyczą wyłącznie pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy – czyli osób na umowie o pracę. Przy umowie zlecenie ani umowie o dzieło zasady pracy zdalnej, ekwiwalentu i regulaminu reguluje sama umowa cywilnoprawna; obowiązują przepisy ogólne RODO i BHP w zakresie wynikającym z rodzaju czynności.

Czy można pracować zdalnie z zagranicy?

Kodeks pracy tego nie zabrania, ale wymaga uzgodnienia z pracodawcą – a praktyczne ograniczenia wynikają z prawa podatkowego (rezydencja po 183 dniach), ZUS (formularz A1, umowa ramowa transgranicznej pracy zdalnej w UE od 1 lipca 2023), prawa pracy kraju wykonywania i przepisów wizowych poza UE. W praktyce większość polskich pracodawców ogranicza pracę zdalną z zagranicy do około 30 dni rocznie w UE/EOG.

Checklisty – co zrobić jako pracownik i jako pracodawca

Checklista pracownika

Sprawdź regulamin pracy zdalnej u swojego pracodawcy – zasady ekwiwalentu, kontroli, BHP.
Złóż wniosek (papierowy lub elektroniczny) z miejscem wykonywania pracy, rodzajem PZ i terminem rozpoczęcia.
Jeśli przysługuje Ci wniosek wiążący (ciąża, rodzic dziecka do 4 lat, opiekun) – wskaż podstawę z art. 67¹⁹ § 6 kp.
Podpisz oświadczenie o organizacji stanowiska zgodnie z BHP.
Odbierz sprzęt od pracodawcy lub uzgodnij ekwiwalent za korzystanie z prywatnego.
Zaplanuj stanowisko: biurko, fotel, monitor na wysokości oczu, oświetlenie z boku – szczegóły w przewodniku ergonomiczne stanowisko pracy w domu.
Zapisz w kalendarzu liczbę dni okazjonalnej PZ w roku, jeśli korzystasz z tego trybu (limit 24).
Zachowaj kopie wniosku, regulaminu i oświadczeń – mogą być potrzebne przy kontroli PIP lub sporze.
Zgłaszaj awarie sprzętu i braki w wyposażeniu – serwis i konserwacja są po stronie pracodawcy.
Sprawdzaj raz w roku, czy ryczałt nie powinien być zwaloryzowany (stawki KRUS aktualizują się 1 stycznia każdego roku).

Checklista pracodawcy

Opracuj regulamin pracy zdalnej w uzgodnieniu ze związkami lub po konsultacji z przedstawicielami pracowników – dziewięć obowiązkowych punktów z art. 67²⁰ § 6 kp.
Sporządź ocenę ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej (może być uniwersalna dla grupy stanowisk).
Ustal stawkę ryczałtu lub mechanizm ekwiwalentu – punktem odniesienia stawki KRUS na 2026 rok (0,2294 zł/h).
Przygotuj wzory wniosków, oświadczeń BHP i protokołów odbioru sprzętu.
Zapewnij narzędzia pracy: laptop, monitor lub podstawkę, zewnętrzną klawiaturę i mysz – zgodnie z rozporządzeniem MRiPS z 18 października 2023 r.
Przeprowadź szkolenie BHP i instrukcję pierwszej pomocy w pracy zdalnej.
Ustal zasady i częstotliwość kontroli – w godzinach pracy, w sposób nienaruszający prywatności.
Zabezpiecz dane osobowe i informacje firmowe zgodnie z RODO – szyfrowanie dysków, VPN, polityka haseł.
Wyznacz kanały komunikacji i sposób potwierdzania obecności (system kadrowy, czat, dziennik aktywności).
Aktualizuj regulamin co najmniej raz w roku – przy zmianie stawek KRUS, przepisów RODO lub praktyki firmy.

Sprawdź ranking foteli ergonomicznych do 1000 zł

Podsumowanie

Praca zdalna w polskim Kodeksie pracy w 2026 roku to dojrzała konstrukcja: trzy modele (całkowita, hybrydowa, okazjonalna do 24 dni), cztery grupy uprawnione do wniosku wiążącego, dziewięć obowiązkowych elementów regulaminu, twardy ryczałt KRUS 0,2294 zł/h jako benchmark i jasna linia podziału odpowiedzialności BHP między pracownika a pracodawcę. Większość sporów ma źródło nie w samych przepisach, ale w braku regulaminu, niejasnych zasadach kontroli albo wypłacie ryczałtu poza reżimem art. 67²⁴ – co odbiera mu zwolnienie z PIT i ZUS. Najprostsza zasada jest taka: regulamin spisany rzetelnie zamyka 90 procent kłopotliwych pytań, zanim jeszcze padną.

Zobacz pełny przewodnik po home office

Czytaj dalej

Jak urządzić home office – kompletny przewodnik 2026 – pillar o organizacji stanowiska, sprzęcie i przestrzeni.
Ergonomiczne stanowisko pracy w domu – checklista BHP i ustawienie biurka, monitora, fotela.
Ekwiwalent za pracę zdalną w 2026 – deep dive: kalkulacja, dokumentacja, spory z fiskusem (wpis w przygotowaniu).

Praca zdalna 2026 — kodeks pracy, ekwiwalent, wniosek (przewodnik)